Miks ülefunktsioneerimisest pääsemiseks peaks kõvasti dsitsipliini jaguma?
Olen oma blogis nüüd juba jupp aega jauranud ülefunktsioneerimisest ning väitnud, et paljud asutajad/omanikud jõuavad varem või hiljem arengus vastu klaaslage, kust edasi ei saa. Need omanikud on nutikad, nad saavad väga hästi aru, et olukord vajab muutmist. Nad on valmis muudatusteks, proovinud mõnd (pigem juba mitut) läbi viia, aga sageli pole see „uut moodi“ juhtimine õnnestunud. Miks?
Ega midagi uut põnevat põhjuseks välja tuua polegi: tegemist on neil juhtidel üle mõistuse palju, operatiivjuhtimine tähendab selles faasis alati tulekahjude kustutamist, iga päev kurnab tegelikult korralikult ära ja nii jääb see paar nädalat tagasi ellu kutsutud „regulaarne koosolek“, uue tööriista arendusprojekti arutelu, one-to-one kohtumine vms lihtsalt ära. Tõstuk on ju katki, laojuhataja haige, kliendi pisut keerulisem päring vajab omaniku arvamust jne. Arusaadav, need ongi konkreetses hetkes keerulised valikud: kas lahendan kiireloomulise probleemi, mis takistab poolel meeskonnal edasi töötamast, või teeme selle koosoleku ikka ära, mis pikas perspektiivis küll taolisi olukordi vältida võimaldab, aga täna siiski täiesti arulageda aja raiskamisena tundub. Kurb on siinjuures see, et meeskond, kes on selliseid katkenud arendusprojekte või entusiasmipuhanguid juba mitmeid kordi näinud ning alguses neis ka innuga osalenud, õpib päris kiiresti enam mitte innustuma… „Niikuinii tuleb homme mingi uus idee, ah, ega mina siin midagi otsusta jne.“
Eeldades, et juht on:
- probleemi tunnistanud
- soovib päriselt muutust
- nõustub, et enda ülefunktsioneerimise lõpetamiseks on vaja:
- ehitada süsteem, mis toimib temata
- muutuda meeskonna juhiks (tulles välja väga hea spetsialisti rollist, kes kõike ise suudab teha),
tekib ikkagi küsimus: KUIDAS? Kuidas tagada see, et „elu ei tuleks vahele“ ja vanadesse rööbastesse ei vajutaks?
Ma usun, et üks õnnestumise võtmesõnu on DISTSIPLIIN. Tundub selline veidi vanamoodne ja veidi nagu negatiivse kõlaga sõna, kas pole? Minu jaoks on distsipliin kokku lepitud tegevuste järjepidev regulaarne ära tegemine, seega midagi imelikku siin tegelikult pole.
Kui küsida, mis seostub inimestele sõnaga „distsipliin“, on vastused midagi sellist: „kool, sport, tervislik toitumine, kindel päevakava, struktuur, regulaarsus“ jne. Aga mitte ainult – paljudel on pakkuda hoopis negatiivsema varjundiga seosed: ”igav, reeglid, vangla, pioneerilaager, sundus”. Ka neil on õigus! See ongi ju teatud määral enda sundimine. Sundimine end täna tegema midagi täna, homme, ülehomme jne, et saada kätte see suurem eesmärk tulevikus. Selle seose elus hoidmine: eesmärk = rida regulaarseid vajalikke ruttinseid tegevusi, ja selgitamine meeskonnale on juhtimises hädavajalik – ühise eesmärgi prioriteediks seadmine, millest lähtudes langetatakse otsuseid nii või naa: kas me peame selle koosoleku täna siiski ära (kuigi kusagil on tulekahju, mis vajab kustutamist), sest muidu me uut tarkvara ei osta, uut toodet turule ei lase jne. Distsipliin eeldab seega kokkulepet – nii me teeme – reegleid. Veel vajab ta regulaarsust – mis intervalliga me teeme. Ning viimaks vajab ta järjepidevust – kui kaua on midagi vaja teha.
Distsipliin juhtimises – kuidas seda praeguses kontekstis mõista? Distsipliin aitab tagada, et olles tuvastanud olukorra, mis vajab muutmist, seadnud eesmärgi ning paika pannud eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused, tagab juht läbi regulaarsete koostöövormide töös hoidmise, tulemuste mõõtmise ja tagasisidestamise selle, et need tegevused tehakse ära.
Paraku sageli siiski ei tehta ära. Paraku sureb suur osa muudatusi ja arenguprojekte peale paari koosolekut, sest „ära tegemine“ on valdavalt pikaajaline protsess, mis eeldab järjepidevust nädalast nädalasse, kuust kuusse. Kui elu nüüd oma pakiliste probleemidega või saabuva kõrghooajaga vahele astub, lükatakse kõik pikaajaline kui mitteprioriteetne tahaplaanile – see hetkel ei põle ju. Njah, aga sinna ta jääbki – soiku ja viimaks kaob hoopis laualt.
Distsipliini treenimisest
Kuidas siis juht saaks ennast iseenda eest kaitsta? Sest nagu me teame ütlust: ”kala hakkab mädanema peast” ning teatavasti on prioriteetide seadmine juhi otsustada. Lihtne see valik juhile ei ole, eriti kui olla pidevalt operatiivtöösse mattunud. Ilmselgelt on pikka aega ülefunktsioneeriv juht ka väsinud, vahel lausa läbipõlemise serval ning tal võibki päris raske olla iseenda distsiplineerimisega.
Mõned soovitused, et juhil iseenda distsiplineerimine kergem oleks:
1. Ära looda tahtejõule. Loo struktuur.
Tahtejõud on piiratud ressurss, väga vähesed suudavad ainult selle pealt asju ära teha ning me kõik oleme päeva lõpuks inimesed… Kui koosolek sõltub juhi energiatasemest või sellest, kui kiire tal on, jääb see sageli ära. Kui koosolek on määratud olema osa süsteemist, on seda oluliselt keerulisem ära jätta. Praktiliselt tähendab see:
- Kalender on Sinu kõige parem sõber – tegevusteks ja koosolekuteks on kalendrisse määratud aeg (mitte to-do list), regulaarselt toimuvad koosolekud on pikalt ette ära märgitud (regulaarsus, rütm).
- Koosolekute sisu ja aeg on standardiseeritud (nt 60 min: KPI-d, takistused, otsused), sellest tehakse kirjalik kokkuvõte.
- Keegi teine vastutab, et koosolek toimub (mitte juht ise) – kui meeskond juba laua taga istub, on juhil kõvasti ebamugavam öelda, et sorry, täna mitte.
2. Eralda „operatiivne tulekahju“ ja „süsteemi ehitamine“
Üks peamine põhjus, miks juht distsipliini kaotab, on see, et kriitilistel hetkedel tundub kõik võrdselt oluline või on tulekahju olulisem. Eesmärgi vaatest ju tegelikult ei ole. Seega on süsteemi arenduseks mõeldud aeg prioriteet, millega tuleb tegeleda kokkulepitud ajal. Äärmisel juhul tuleks see edasi lükata võimalikult vähe ning alati tuleks kokku leppida uus konkreetne aeg.
3. Eesmärk peab olema avalik ja teekond eesmärgini jälgitav.
Kui meeskond on näinud juba mitut katkenud projekti, siis nende usk on langenud. Üks viis distsipliini hoida on teha see nähtavaks – avalik kokkulepe loob sotsiaalse vastutuse. Arengu jälgimiseks ja jagamiseks peavad olema muidugi mõõdikud, need peavad olema arusaadavad ja nähtavad. Need on ka automaatne tagasiside töötajatele juhuks, kui juht ise pole suurem asi tagasisidestaja.
4. Loo enda ümber vastutuse mehhanism
Distsipliin üksi on raske. Vaja on kasutada süsteeme, mis aitavad Sind reel hoida – seesama kalender näiteks, mis koosolekule kutsub, protokollid, kus kirjas ülesanded, mis vaja järgmiseks koosolekuks ära teha jne. Mitte keegi meist ei taha minna koosolekule, kui me oleme midagi kirjalikult fikseeritut tegemata jätnud.
5. Aitab ka välise vastutuspartneri kaasamine
Ma kunagi kaalusin lausa eraldi teenusena vastutusmentorlust – inimene kipub olema loomult veidi mugav või lihtsalt upub oma operatiivtegemistesse. Kui tal pole ülemust – ta on ise juht ja omanik, siis midagi teha ei ole – mõned asjad jäävad distsipliini puudumisel tegemata. Kui Sa aga tead, et Sa kohtud igal nädalal regulaarselt oma mentori või coach’iga, siis Sul ju peab olema talle midagi rääkida selle teema kohta, mille te prioriteediks seadsite. Seega on selline koostöövorm juhtidele kõige muu hulgas ka väga hea enesedistsipliini treenimise vahend. Selles pole midagi uut tegelikult – sportlased on distsiplineeritud, eks ole? Nad on valmis rutiinselt väga pikaajaliselt treenima seatud suure eesmärgi nimel! Neil on treenerid abiks – juhtimises siis analoog mentori või coach’iga. Kas nad „taluvad rutiini“ paremini? On nad mingi eri liik inimesi? Ma ei tea, ma usun, et nad on seadnud oma eesmärgi selgemalt, mõõdavad tulemusi regulaarselt, mis annab neile tagasisidet arengu kohta, ning treenerit vastutuspartnerina abiks võttes teevad nad lihtsalt iga päev ära, mis vaja. Distsipliin!
Oma kogemusele tuginedes julgen kinnitada, et sportlased on keskmisest paremad töötajad. Neid ei ole vaja rutiinse töö tegemiseks eraldi motiveerima hakata – neile on pingutamine eesmärgi kättesaamiseks ja selleks vajaliku hulga rutiinse töö ära tegemine pigem harjumuslik. Ja siit ka lõpetuseks hea uudis – ühel hetkel muutuvad rutiinsed tegevused harjumuseks. Ja siis ei olegi see enam distsipliin, mida võiks kuidagigi millegi negatiivsega seostada, siis on see lihtsalt elamise viis, mis on täiesti loomulik.
Seega, kui Sa nüüd tunned, et üksi on ikkagi raske ree peal püsida, eesmärgid aga tahaks kätte saada küll, siis võta minuga ühendust ning selgitame välja, kas mina võiksin mentorina Sulle vastutuspartneriks olla.
Pildil olen koos oma jõusaali treener Anniriiniga. 1,5 aastat tagasi otsustasin lõpuks ära, et tervelt (ja kaunilt😉) elatud aastate lisamiseks on lisaks tantsimisele vaja ka jõusaalis käia. Ma olin randomly käinud ju vahel ka, Rumeenias elades lausa regulaarselt, aga peale seda kui Anniriin mulle kava tegi, muutus distsipliini hoidmine oluliselt kergemaks: mida, kuidas, millal, kui palju – kalendris kirjas, liiga palju mõelda vaja ei ole, vaja vaid teha. Vastutus on ju ka – kuidas ma siis varsti uut kava küsin, kui mingit arengut pole ette näidata😉